Le Groupe Humanis a fait confiance à Man and Machine pour l’accompagner dans son projet d’optimisation des espaces de travail, de la réorganisation des services et du redimensionnement des bureaux. La mission s’est d’abord concrétisée par la constitution d’une cellule projet en interne et la création d’une charte par les équipes de Man and Machine. Quand un groupe de cette envergure décide de rationaliser ses process de production de plans, les enjeux sont importants en termes de coûts, de pratiques et de culture d’entreprise.
Humanis : les chiffres clés
Humanis est un groupe de protection sociale français qui emploie 6 500 salariés. Il protège en retraite complémentaire, en prévoyance, santé et épargne 10 millions de personnes et 700.000 entreprises. Le Groupe compte 64 sites et le Directeur de l’Environnement de Travail gère 125.000 M² de bureaux et plus de 1.500 déménagements d’employés par an.
Depuis le 1er janvier, Humanis et Malakoff Médéric se sont rapprochés pour devenir le leader de la protection sociale.
La fiabilisation des données « environnement de travail »
Richard Bonenfant, le Directeur de l’Environnement de Travail, a décrit la problématique et a défini les attentes du Groupe avec précision. Il s’agissait d’améliorer les pratiques concernant l’utilisation des plans et les extractions qui pouvaient être faites en termes de postes de travail installés et de M² attribués.
Cette connaissance devrait s’avérer très précieuse dans l’avenir pour le contrôle de gestion du Groupe. Jusqu’alors, les pratiques étaient hétérogènes et consistaient plutôt à utiliser des tableaux Excel ou le logiciel AutoCAD mais sans en exploiter véritablement toutes les possibilités.
« Les méthodes n’étaient pas unifiées et la refacturation à l’ensemble des Directions des M² utilisés se faisait au prorata des effectifs, ce qui ne reflétait pas la réalité du terrain » déplore Alain Bourgouin, le Directeur de l’Immobilier chez Humanis.
Man and Machine est intervenu chez Humanis dans un contexte particulier de fusion avec le Groupe Malakoff Médéric.
Man and Machine en action
Man and Machine a été retenu suite à un appel d’offres et a été reconnu tout le long de la prestation pour son expertise et sa disponibilité.
L’appel d’offres portait sur une prestation d’assistance à la reprise d’une Base Plans existante, avec la création d’une charte graphique Humanis et application de celle-ci. Il s’agissait également de créer des objets AutoCAD (cloisons, surfaces – porteurs d’informations) pour une gestion homogène, fiable et pérenne. À l’écoute des besoins exprimés, les experts Man and Machine ont travaillé avec la cellule Humanis constituée spécifiquement pour ce projet : « la cellule AutoCAD ». La volonté était d’apporter de l’agilité et de l’autonomie aux collaborateurs en tenant compte des spécificités du Groupe et de donner les clés pour utiliser le logiciel AutoCAD Architecture au maximum de ses capacités.
Tout a commencé par la création d’une charte
La première mission de Man and Machine a été de définir une charte graphique. Il était impératif de normer le protocole de gestion d’enregistrement des M² de bureaux dans l’outil AutoCAD Architecture. Il fallait harmoniser les définitions des murs, des cloisons, afin que toutes les requêtes aboutissent à la même qualité de résultat, que ce soit à Lille ou à Paris. Les experts de Man and Machine ont accompagné une équipe Humanis très motivée. Les membres de la cellule AutoCAD étaient déjà en charge de
plans et se sont investis dans ce projet tout en gérant le quotidien et ses urgences.
La conception de plans et la formation de la cellule projet
La deuxième mission de Man and Machine a consisté à produire des plans et à faire monter en compétence la « cellule AutoCAD ». Le rôle de cette cellule est capital. Sous l’autorité de Xavier Blot de la direction immobilière et de Stéphane Page, chef de projet, elle est composée de trois personnes, Franck Beulay, Serge Matre et Jérôme Verdier. Elle est destinée à fonctionner en mode projet. Ces trois « Space Planners » (Gestion immobilière et de surface) ont été formés et accompagnés par Man and Machine. Ils ont également pu échanger avec Man and Machine après la livraison des plans s’ils rencontraient des difficultés ou avaient des questions. Ils savaient qu’ils pouvaient compter sur la réactivité et la disponibilité de leurs interlocuteurs. Les formateurs Man and Machine ont élaboré une méthodologie d’implantation et tout un travail autour d’AutoCAD Architecture. La formation portait le plus possible sur des cas concrets, des améliorations de fonctionnement… Au final, Man and Machine a livré des plans conformes à la charte pour près de 20 sites.
Une formation légère pour assurer les mises à jour sur site
Il est impératif d’assurer la mise à jour de ces plans sur les sites mêmes. Et c’est là qu’est intervenue la troisième mission de Man and Machine : assurer une formation AutoCAD LT pour les collaborateurs « Environnement de Travail » sur sites. Ces référents devaient être en capacité de rapprocher un fichier Excel Ressources Humaines d’une extraction Excel d’AutoCAD et de faire vivre mensuellement ces deux listes. Il est ainsi possible de faire des requêtes pour des sections analytiques ou des sections de coûts… La cellule AutoCAD réalise un travail de fourniture et de gardien du plan actualisé selon les données apportées par les référents sur site. Ce couple « Space Planners » et référents Environnement de Travail fonctionne de concert et fait vivre les fichiers « Excel » qui, réinjectés dans l’outil, permettent la mise à jour des plans. Man and Machine a formé ces référents pour qu’ils soient performants dans le rôle spécifique qu’ils ont à jouer.
Ces référents sur site sont formés pour savoir gérer des déménagements de bureaux allant jusqu’à 30 personnes. «Dès la fin de la formation, il a été décidé d’appliquer immédiatement ce qui avait été appris et d’entrer dans le vif du sujet » explique Stéphane Page, Chef de Projet. Ces travaux en synergie entre la cellule AutoCAD et les référents environnement de travail sur site est en cours de déploiement à l’heure où nous écrivons ces lignes.
Des résultats concrets
La formation prodiguée par Man and Machine a été totalement personnalisée, pointue pour les membres de la cellule AutoCAD et plus légère pour les référents. Il est maintenant possible chaque mois de sortir des requêtes AutoCAD et de produire des extractions de fichiers qui soient les plus en phase avec la réalité, conformément à la charte graphique.
Cette notion de requête est importante. Les objets sont liés à un moteur de recherche qui permet de savoir combien ils sont et comment ils sont positionnés. Il est également possible de rafraîchir les éléments, et surtout il n’est plus nécessaire de refaire les plans intégralement à chaque fois. Aujourd’hui, les surfaces ont été définies et normées.
Les plans sont homogènes, les collaborateurs ont une vraie méthode de travail et sont en capacité de finir la base plans en toute autonomie.
Les procédures de contrôles internes sont définies et en cours de recettage à l’heure où nous écrivons ces lignes.